Zmiana danych firmy a Freistellungsbescheinigung

27 października, 2026

Freistellungsbescheinigung wydaje się konkretnej firmie – z jej nazwą, adresem i niemieckim numerem podatkowym wpisanymi do dokumentu. Gdy firma zmienia adres lub nazwę, powinna zgłosić to niemieckiemu urzędowi skarbowemu i zapytać, co dalej z zaświadczeniem. Gdy zmienia się sam przedsiębiorca – np. jednoosobowa działalność zostaje zastąpiona spółką – trzeba liczyć się z tym, że nowy podmiot będzie potrzebował własnego zaświadczenia. Poniżej: co mówią przepisy, co zgłosić i jak uprzedzić kontrahentów.

Co zawiera zaświadczenie i jakie zmiany trzeba zgłaszać

Według § 48b ust. 3 EStG w zaświadczeniu podaje się:

nazwę, adres i numer podatkowy (Steuernummer) firmy wykonującej usługi,
okres ważności,
zakres zwolnienia oraz zleceniodawcę, jeśli zaświadczenie dotyczy tylko konkretnych usług budowlanych,
urząd, który je wydał.

Skład wspólników, osoby w zarządzie czy polski NIP nie należą do tych danych. Jeśli jednak zmienia się którakolwiek z danych wpisanych do zaświadczenia, dokument przestaje odpowiadać rzeczywistości.

Niemiecki urząd wydaje zaświadczenie, jeśli podatek, który zabezpiecza 15-procentowe potrącenie, „nie wydaje się zagrożony”. Jako przykład zagrożenia ustawa podaje m.in. niedopełnienie obowiązków zgłoszeniowych z § 138 AO i brak współpracy z urzędem (§ 90 AO), czyli niewywiązanie się z obowiązku udzielania informacji (§ 48b ust. 1 EStG). Niezgłoszona zmiana danych może więc mieć znaczenie także przy kolejnych wnioskach.

Niemiecka ordynacja podatkowa (AO) przewiduje m.in. takie obowiązki zgłoszeniowe:

§ 137 AO – podatnicy, którzy nie są osobami fizycznymi (np. spółki), zgłaszają urzędowi właściwemu z § 20 AO okoliczności ważne dla rejestracji podatkowej, w szczególności założenie, zmianę formy prawnej, przeniesienie siedziby lub zarządu oraz likwidację – w ciągu miesiąca od zdarzenia.
§ 138 AO – zgłasza się otwarcie, przeniesienie i zamknięcie działalności gospodarczej lub zakładu (Betriebsstätte); termin to również miesiąc (§ 138 ust. 4 AO).

To, jak dokładnie te obowiązki dotyczą polskiej firmy, która nie ma zakładu w Niemczech, a jedynie numer podatkowy w urzędzie właściwym dla polskich firm budowlanych, warto ustalić z właściwym urzędem. Bezpieczna praktyka jest prosta: każdą zmianę danych, które widnieją na zaświadczeniu lub w niemieckiej rejestracji, zgłosić pisemnie do urzędu, który zaświadczenie wydał, i zachować potwierdzenie wysłania.

Zmiana adresu i nazwy

Zmiana adresu w Polsce (np. przeprowadzka siedziby do innego miasta). Firma pozostaje ta sama, ale adres na zaświadczeniu przestaje się zgadzać z fakturami. Nowy adres trzeba zgłosić niemieckiemu urzędowi. Czy urząd wyda zaktualizowane zaświadczenie, czy dotychczasowe pozostanie w obiegu do końca okresu ważności, warto zapytać właściwy urząd – nie należy zakładać, że dane „zaktualizują się same”.

Zmiana nazwy firmy. Tu jest dodatkowa pułapka. Według Merkblatt BZSt właściwy urząd dla polskich firm zależy od pierwszej litery nazwiska lub nazwy firmy:

Pierwsza litera	Urząd właściwy (wg Merkblatt)
A–G	Finanzamt Hameln
H–L	Finanzamt Oranienburg
M–R	Finanzamt Cottbus
S–Z	Finanzamt Nördlingen

Strona Finanzamtu Oranienburg zapisuje ten zakres jako „H do Ł”. Jeśli nowa nazwa zaczyna się na literę z innego przedziału, pojawia się pytanie, czy sprawy firmy przejmie inny urząd i czy zmieni się numer podatkowy. Odpowiedź warto uzyskać od urzędu, który dotąd prowadził firmę, jeszcze przed zmianą nazwy. Od tego zależy też, do którego urzędu kontrahenci zgłaszają ewentualne potrącenia.

Nowy NIP. Zaświadczenie zawiera numer podatkowy nadany przez niemiecki urząd (Steuernummer), a nie polski NIP. Nowy NIP w Polsce zwykle oznacza jednak nowy podmiot (np. nową spółkę), a to prowadzi do kolejnej sytuacji.

Przekształcenie firmy – nowy podmiot, nowe zaświadczenie?

Zaświadczenie wydaje się na wniosek firmy, która wykonuje usługi (§ 48b ust. 1 EStG), i zawiera jej numer podatkowy. Jeśli usługi zaczyna wykonywać i fakturować inny podmiot, zaświadczenie dotychczasowej firmy nie jest na niego wystawione.

Typowe sytuacje:

Jednoosobowa działalność → spółka (np. sp. z o.o.). Faktury wystawia odtąd spółka, a zaświadczenie jest wystawione na przedsiębiorcę. Trzeba więc liczyć się z koniecznością złożenia wniosku o Freistellung na spółkę – najlepiej przed pierwszą fakturą wystawioną przez spółkę. Jak urząd poprowadzi rejestrację spółki i zakończenie spraw jednoosobowej działalności, warto zapytać właściwy urząd.
Zmiana formy prawnej spółki. Spółki zgłaszają ją na podstawie § 137 AO w ciągu miesiąca. Czy po takiej zmianie potrzebne będzie nowe zaświadczenie, warto ustalić z urzędem przy okazji zgłoszenia.
Zmiana wspólników lub właściciela udziałów. Spółka pozostaje tym samym podatnikiem, a skład wspólników nie jest wpisywany do zaświadczenia. Urząd może jednak pytać o wspólników i osoby zarządzające w kwestionariuszu rejestracyjnym, dlatego warto zapytać, czy oczekuje aktualizacji tych danych.
Sprzedaż firmy lub przejęcie działalności. Nowy właściciel, który prowadzi działalność jako inny podmiot, potrzebuje własnego zaświadczenia.

Do czasu uzyskania zaświadczenia przez nowy podmiot kontrahenci będą potrącać 15% z płatności, jeśli łączne zapłaty dla tej firmy w roku kalendarzowym prawdopodobnie przekroczą 5000 euro (§ 48 ust. 1–2 EStG). Potrącone kwoty można później próbować odzyskać na wniosek (§ 48c EStG), ale to osobna procedura – nowe zaświadczenie ich nie zwraca. Przy przekształceniach i zmianach właściwości urzędu firmy często korzystają z pomocy biur, które zajmują się tematem Freistellung dla polskich firm.

Jak poinformować kontrahentów

Zleceniodawca nie potrąca podatku tylko wtedy, gdy w dniu zapłaty ma ważne zaświadczenie (§ 48 ust. 2 EStG). Odpowiada za niepobrany podatek, chyba że mógł polegać na zaświadczeniu (§ 48a ust. 3 EStG). Dlatego:

Uprzedzić przed zmianą. Napisać do kontrahentów, od kiedy zmieniają się dane i czy (oraz kiedy) dostaną nowe zaświadczenie.
Przekazać nowe zaświadczenie przed pierwszą płatnością na nowe dane. Według Merkblatt BZSt przy zaświadczeniu ogólnym wystarczy kopia lub przesłanie elektroniczne, a przy zaświadczeniu na konkretne zlecenie – oryginał dla wskazanego zleceniodawcy.
Dopilnować, żeby dane na fakturze zgadzały się z zaświadczeniem. Kontrahent może sprawdzić ważność zaświadczenia w serwisie BZSt, podając m.in. numer podatkowy i numer bezpieczeństwa z dokumentu.
Zachować potwierdzenia wysłania nowych dokumentów.

Jeśli urząd odmówi wydania zaświadczenia nowemu podmiotowi, od decyzji przysługuje sprzeciw (Einspruch); można też usunąć przyczynę odmowy i złożyć nowy wniosek.

Zmiany w skrócie

Zmiana	Co z zaświadczeniem	Co zgłosić i komu
Adres siedziby w Polsce	Firma ta sama; adres na zaświadczeniu nieaktualny – dalsze postępowanie warto ustalić z urzędem	Nowy adres – urzędowi, który wydał zaświadczenie; kontrahentom
Nazwa firmy	Firma ta sama; nazwa nieaktualna; możliwa zmiana urzędu, jeśli zmienia się pierwsza litera – warto zapytać urząd	Zmianę nazwy – urzędowi; kontrahentom
Forma prawna spółki	Warto ustalić z urzędem przy zgłoszeniu	Zgłoszenie w ciągu miesiąca (§ 137 AO)
Jednoosobowa działalność → spółka	Zaświadczenie przedsiębiorcy nie jest wystawione na spółkę (inny podmiot)	Wniosek o Freistellung na spółkę; sposób zakończenia spraw dotychczasowej firmy – do ustalenia z urzędem
Zmiana wspólników	Spółka ta sama; skład wspólników nie jest elementem zaświadczenia (§ 48b ust. 3 EStG)	Czy aktualizować dane w rejestracji – warto zapytać urząd
Otwarcie lub przeniesienie zakładu w Niemczech	Może wpłynąć na ocenę ryzyka podatkowego	Zgłoszenie z § 138 AO w ciągu miesiąca
Zaświadczenie wygasło	Po dacie ważności kontrahent potrąca 15%	Nowy wniosek do właściwego urzędu

FAQ

Czy po zmianie adresu kontrahent może potrącić 15%?

Kontrahent nie potrąca, jeśli w dniu zapłaty ma ważne zaświadczenie. Jeśli dane na fakturze i na zaświadczeniu się różnią, może mieć wątpliwości – dlatego zmianę warto wyjaśnić z urzędem i z kontrahentem z wyprzedzeniem.

Czy po przekształceniu jednoosobowej działalności w spółkę można dalej używać starego zaświadczenia?

Zaświadczenie jest wystawione na konkretną firmę z konkretną niemiecką Steuernummer. Spółka to zwykle inny podatnik, więc trzeba się liczyć z koniecznością nowego wniosku. Szczegóły warto potwierdzić we właściwym urzędzie.

Ile jest czasu na zgłoszenie zmiany?

Dla zgłoszeń z §§ 137 i 138 AO ustawa przewiduje miesiąc od zdarzenia. Nowe zaświadczenie warto mieć przed pierwszą płatnością na nowe dane – kontrahent patrzy na dzień zapłaty.

Przed zmianą danych

Najprościej zaplanować zmianę z wyprzedzeniem: najpierw zapytać urząd, jakie dokumenty będą potrzebne, potem zgłosić zmianę, a na końcu przekazać kontrahentom aktualne zaświadczenie. Decyzję wydaje urząd, więc nie da się z góry przewidzieć terminu. W bardziej złożonych przypadkach, np. przy przekształceniu firmy, można skorzystać z pomocy biura, które zajmuje się zaświadczeniami Freistellung, np. Zwrot-podatkow.pl.